J2M: TEORIA BUROCRÁTICA

O que é?

Teoria burocrática é a forma de organização humana que têm por objetivo obter a eficiência máxima dos objetivos traçados.

A teoria burocrática (ou burocracia), até os dias de hoje, acaba sofrendo certo tipo de discriminação por parte de muitos, pois estes, em algum determinado tempo da vida, já passaram por alguma situação burocrática que não foi assim tão fácil de ser resolvida.

Mas nem sempre a teoria burocrática funciona de forma negativa. Analisando do seu início para a atualidade, a burocracia funciona muito bem quando se trata de documentação do que se prescreve e foi criada no intuito de ser um modelo impessoal e racional de gerir as organizações.

Max Weber (1864-1920) foi pioneiro em trazer a teoria burocrática para dentro da administração. Foi também sociólogo, jurista, historiador e economista, e é considerado um dos fundadores do estudo sociológico moderno.

Por consequência de melhorias que eram constantemente implantadas, as empresas da época cresceram e sentiram a necessidade de um processo em que elas se organizassem de forma mais eficiente, surgindo assim, na década de 1940, a Teoria da Burocracia para suprir as críticas das teorias organizacionais existentes, especialmente a Teoria Clássica (pelo excesso de mecanicismo) e a Teoria das Relações Humanas (sociológica e utópica em demasia).

A partir da descoberta dos estudos de Max Weber, e com a tradução inglesa e a divulgação nos EUA desses estudos, a administração e seus estudiosos, apropriaram-se dos conceitos da teoria weberiana adaptando-a aos organizacionais administrativos da época.

Características da Burocracia

Para conseguir eficiência, a burocracia explica nos mínimos detalhes como as coisas deverão ser feitas. Segundo Max Weber, a burocracia tem as características a seguir:

Caráter legal das normas e regulamentos

É uma organização ligada por normas e regulamentos previamente estabelecidos por escrito. É baseada em legislação própria que define com antecedência como a organização deve funcionar.

· São escritas.

· Procuram cobrir todas as áreas da organização.

· É uma estrutura social racionalmente organizada.

· Conferem às pessoas investidas da autoridade um poder de coação sobre os subordinados e também os meios coercitivos capazes de impor a disciplina.

· Possibilitam a padronização dentro da empresa.

Caráter formal das comunicações

· A burocracia é uma organização ligada por comunicação escrita. Todas as ações e procedimentos são feitos por escrito para proporcionar a comprovação e documentação adequadas.

Caráter racional e divisão do trabalho

A Burocracia é uma organização que se caracteriza por uma sistemática divisão do trabalho. Esta divisão do trabalho atende a uma racionalidade que é adequada ao objetivo a ser atingido, ou seja, a eficiência da organização, através de:

· Aspecto funcional da burocracia;

· Divisão sistemática do trabalho, do direito e do poder;

· Estabelecimento das atribuições de cada participante;

· Cada participante passa a ter o seu cargo específico, suas funções específicas e sua área de competência e de responsabilidade;

· Cada participante sabe qual é a sua capacidade de comando sobre os outros e quais os limites de sua tarefa;

Impessoalidade nas relações

Essa distribuição de atividade é feita impessoalmente, ou seja, é feita em termos de cargos e funções e não de pessoas envolvidas:

· Considera as pessoas como ocupantes de cargos e de funções;

· O poder de cada pessoa é impessoal e deriva do cargo que ocupa;

· Obedece ao superior não em consideração a pessoa, mas ao cargo que ele ocupa;

· As pessoas vêm e vão, mas os cargos permanecem;

· Cada cargo abrange uma área ou setor de competência e de responsabilidade.

Hierarquia da autoridade

A burocracia estabelece os cargos segundo o princípio de hierarquia:

· Cada subordinado deve estar sob a supervisão de um superior;

· Não há cargo sem controle ou supervisão;

· A hierarquia é a ordem e subordinação, a graduação de autoridade correspondente às diversas categorias de participantes, funcionários e classes;

· Os cargos estão definidos por meio de regras limitadas e específicas.

Rotinas e procedimentos padronizados

A burocracia fixa as regras e normas técnicas para o desempenho de cada cargo:

· O ocupante do cargo não pode fazer o que quiser, mas o que a burocracia impõe que ele faça;

· A disciplina no trabalho e o desempenho no cargo são assegurados por um conjunto de regras e normas, que tentam ajustar o funcionário às exigências do cargo e das organizações;

Competência técnica e Meritocracia

Na burocracia a escolha das pessoas é baseada no mérito e na competência técnica:

· Admissão, transferência e a promoção dos funcionários são baseadas em critérios válidos para toda a organização;

· Necessidade de exames, concursos, testes e títulos para a admissão e promoção dos funcionários.

Especialização da Administração

Baseia-se na separação entre a propriedade e a administração: os administradores da burocracia não são os seus donos ou proprietários.

Profissionalização dos participantes

A burocracia é uma organização que se caracteriza pela profissionalização dos seus participantes. Cada funcionário é um profissional pelas seguintes razões:

· É um especialista, ou seja, cada funcionário é especializado nas atividades do seu cargo;

· É assalariado - os funcionários da burocracia participam da organização e recebem salários correspondentes ao cargo que ocupam;

· É nomeado por superior hierárquico;

· Seu mandato é por tempo indeterminado;

· Segue carreira dentro da organização;

· Não possui a propriedade dos meios de produção, o administrador profissional administra a organização em nome dos proprietários;

· É fiel ao cargo e identifica-se com os objetivos da empresa, o funcionário passa a defender os interesses do seu cargo e da sua organização.

Completa previsibilidade do funcionamento

O modelo burocrático de Weber parte da pressuposição de que o comportamento dos membros da organização é perfeitamente previsível:

· Os funcionários devem comportar-se de acordo com as normas e regulamentos da organização;

· Tudo na burocracia é estabelecido no sentido de prever todas as ocorrências e transformar em rotina sua execução.

Racionalidade Burocrática

A racionalização burocrática consiste na adequação dos meios aos fins. Dentro do contexto burocrático, esta adequação significa eficiência.

Fazer com que os meios mais eficientes sejam escolhidos para que o objetivo final seja cumprido, para que as metas sejam cumpridas num contexto de coletividade e não individualismo. A empresa pensar de forma racional, dentro da burocracia, não significa que os membros desta empresa sejam racionais, pois estes trabalham de forma previamente coordenada e pensada pelas empresas e ignoram o propósito e o significado comportamental. Esta definição é chamada de racionalidade funcional.

Weber diz que a racionalidade funcional se alcança através da elaboração de regras tendo como base o conhecimento científico dirigindo-se à eficiência todo o comportamento. Para Weber a burocratização tem um sentido mais amplo, referindo-se ao modo de pensar e de agir fora das organizações na vida social, burocratização e racionalização coincide entre si. Os meios pelo qual se chega a um objetivo adequado podem ser através da racionalidade, referindo-se à visão racional do mundo.

Disfunções da Burocracia

Como o ditado popular diz: “A moeda sempre possui dois lados”, a burocracia também contribui com imperfeições em seu sistema, entre outras, os exemplos abaixo:

Internalização das Regras e Apego aos Regulamentos

A burocracia através das normas e dos objetivos da organização adquiriu um valor positivo e próprio, e a flexibilidade é uma das características de atividade racional, que diz respeito ao seu cargo ou função.

Excesso de Formalismo e Papelório

O Papelório é uma das disfunções da democracia, é o que leva o leigo imaginar que a democracia é um volume inusitado de vias adicionais e de formulários.

Resistência a Mudanças

Dentro da burocracia é tudo sobre uma rotina, padronizado e previsto, os funcionários tornam-se executores destas rotinas, e as mudanças passam a ser indesejáveis, e o funcionário passa a resistir o que foi implantado. Essa resistência passa a ser um comportamento de reclamações, tumultos e greves.

Despersonalização do Relacionamento

Trata-se da impossibilidade de relacionamento com colegas de trabalho, o que pode provocar o caráter interpessoal negativo da burocracia.

Categorização como Base do Processo Decisório

Uma rígida hierarquização da autoridade, até a decisão tomada independente do seu conhecimento.

Conformidade as Rotinas e aos Procedimentos

Baseado em rotinas e procedimentos, e a estrutura que as pessoas garantem fazer o que delas a empresa espera.

Exibição de Sinais de Autoridade

Enfatiza a autoridade de indicar as pessoas que tem o poder, ou seja, a capacidade ter o sinal da autoridade.

As causas das disfunções da burocracia residem basicamente no fato dela não levar em conta a chamada organização informal que existe fatalmente em qualquer tipo de organização, nem se preocupar com a variabilidade humana (diferenças individuais entre as pessoas) que, necessariamente, introduz variações no desempenho das atividades organizacionais.

Dimensões da Burocracia

O tipo ideal de burocracia, segundo Weber, deve ter as seguintes dimensões principais:

Formalização: todas as atividades da organização são definidas por escrito (rotinas e procedimentos) e a organização opera de acordo com um conjunto de leis ou regras (regras e regulamentos, regimento interno, estatutos) que são aplicáveis a todos os casos individuais, sem exceção.

Divisão do trabalho: Cada participante tem um cargo ou posição definidos com esfera específica de competência, com deveres oficiais, atribuições estritamente especificadas e delimitadas.

Principio da Hierarquia: a burocracia se assenta em uma hierarquia bem definida de autoridade. Cada funcionário é submetido a ordens impessoais que guiam suas ações de modo a assegurar sua obediência. Cada função mais baixa está sob controle e supervisão da mais alta, assegurando unidade de controle: cada funcionário tem apenas um único chefe. Daí o formato de estrutura piramidal da burocracia.

Impessoalidade: o funcionário ideal desempenha com impessoalidade no relacionamento com outros ocupantes de cargos. A burocracia enfatiza cargos e não as pessoas que os ocupam, pois as pessoas entram e saem da organização, mas os cargos permanecem para garantir sua continuidade e perpetuação.

Competência técnica: a seleção e escolha dos participantes são baseadas na competência técnica e qualificações profissionais dos candidatos e não em preferências de ordem pessoal. Daí a utilização de testes e concursos para preenchimento de cargos ou para promoções. A burocracia é eminentemente meritocrática. O sistema também prevê carreiras e as promoções são feitas de acordo com a antiguidade ou mérito funcional, dependendo sempre do julgamento do superior.

Separação entre propriedade e administração: os recursos pela organização burocrática para a execução de suas tarefas não são propriedade dos burocratas. A Administração está separada da propriedade dos meios de produção, pois o dirigente ou o burocrata não é necessariamente o dono da organização ou dos seus meios de produção, mas um profissional especializado na sua administração. Daí o gradativo afastamento do capitalista da gestão de seu próprio negócio e a pulverização do capital através das sociedades anônimas.

Profissionalização do funcionário: os funcionários da burocracia são profissionais, pois são especialistas face à divisão do trabalho são assalariados de acordo com suas funções ou posição hierárquica, seus cargos constituem a sua principal atividade dentro da organização, são nomeados pelo superior imediato, seus mandatos são por tempo indeterminado, seguem carreiras dentro da organização e não possuem a propriedade dos meios de produção da organização.

Conclusão

Tecnicamente falando, as teorias burocráticas servem como o ponto máximo da eficiência de uma organização. Atingir as metas desejadas e antecipadamente previstas através da racionalização burocrática parece ser a melhor saída para uma empresa que deseja atingir o mais elevado grau de eficácia.

Apesar de toda essa teoria não funcionar efetivamente, ainda nos dias de hoje podemos afirmar que a teoria da burocracia deve estar presente em todas as organizações juntamente com outras teorias que foram criadas ao longo do tempo.